Beveiligd afdrukken instellen op Toshiba eBridge Next Printers

Martin
08 januari 2025

Beveiligd afdrukken is een belangrijke functie om gevoelige documenten te beschermen tegen onbevoegde toegang. Met Toshiba eBridge Next printers kun je eenvoudig printopdrachten beveiligen door een pincode of wachtwoord in te stellen. Dit artikel biedt een uitgebreide handleiding om beveiligd afdrukken in te stellen en legt uit waarom deze functie onmisbaar is voor zowel bedrijven als particulieren.

Waarom beveiligd afdrukken?

1. Bescherming van vertrouwelijke informatie

In veel situaties bevatten printopdrachten gevoelige gegevens, zoals:

  • Contracten en overeenkomsten die niet voor iedereen toegankelijk mogen zijn.
  • Financiële documenten, zoals salarisgegevens, budgetrapporten of belastingaangiften.
  • Persoonlijke informatie, zoals medische gegevens of identiteitsbewijzen.

Zonder beveiligd printen worden deze documenten direct afgedrukt, vaak in een gedeelde printeromgeving. Iedereen die toegang heeft tot de printer kan de documenten zien of meenemen, wat kan leiden tot datalekken of misbruik. Beveiligd printen voorkomt dit door de opdracht te beschermen met een pincode of wachtwoord. Pas nadat je deze invoert bij de printer, wordt het document daadwerkelijk afgedrukt.

2. Privacy in gedeelde werkruimtes

In gedeelde kantoren of thuiswerkomgevingen met meerdere gebruikers, zoals collega’s of huisgenoten, is het risico groot dat:

  • Documenten verwisseld raken door meerdere printopdrachten die tegelijk worden verwerkt.
  • Onbedoelde inzage ontstaat, waarbij vertrouwelijke informatie wordt gezien door anderen.

Beveiligd printen zorgt ervoor dat jouw documenten alleen zichtbaar zijn voor jou. De printer bewaart de opdracht in een beveiligde wachtrij totdat jij fysiek aanwezig bent en de pincode invoert. Dit voorkomt niet alleen privacyproblemen, maar ook ongemakkelijke situaties waarin anderen onbedoeld jouw documenten zien of meenemen. Er zijn speciale kantoorprinters die hier rekening meehouden. 

3. Controle over printopdrachten

Met beveiligd afdrukken heb je volledige controle over wat, wanneer en hoe je printopdrachten worden uitgevoerd:

  • Minimaliseer verspilling: Printopdrachten blijven in de wachtrij totdat je ze zelf vrijgeeft. Dit voorkomt onnodige afdrukken als je van gedachten verandert of fouten ontdekt voordat je de opdracht ophaalt.
  • Voorkom misverstanden: Je hoeft niet meer te zoeken naar jouw documenten tussen andere printopdrachten. Beveiligd printen koppelt jouw opdracht aan jouw specifieke login of code.
  • Efficiënt werken: In drukke omgevingen voorkomt dit dat je onnodig tijd kwijt bent aan het uitzoeken van de juiste documenten.
"In een tijd waarin gegevensbeveiliging cruciaal is, biedt beveiligd printen een eenvoudige maar effectieve manier om privacy te waarborgen en datalekken te voorkomen. Het is een essentiële stap voor elke organisatie die serieus omgaat met gevoelige informatie." - Martin Kroonen, Expert bij Printerservice

Hoe stel je beveiligd afdrukken in op Toshiba eBridge Next Printers?

Het instellen van beveiligd afdrukken op Toshiba eBridge Next printers is eenvoudig. Volg onderstaande stappen zorgvuldig:

Stap 1: Printopdracht voorbereiden

  1. Open het document dat je wilt afdrukken.
  2. Klik op Bestand in de menubalk en kies Afdrukken.
  3. Selecteer jouw Toshiba eBridge Next printer in het keuzemenu.

>> Problemen met een printer toevoegen? Bekijk hier stap voor stap hoe je dat kunt doen.

Stap 2: Printereigenschappen openen

  1. Klik op Printereigenschappen of Eigenschappen (afhankelijk van jouw besturingssysteem).
  2. Er opent een venster met verschillende printopties en instellingen.


Stap 3: Beveiligd afdrukken activeren

  1. Zoek naar de optie Normale afdruk in het eigenschappenvenster. Dit is vaak een dropdownmenu.
  2. Selecteer de optie Privé afdruk of Beveiligd afdrukken.

Stap 4: Een pincode of wachtwoord Instellen

  1. Klik op het instellingen-icoon naast de optie Privé afdruk (vaak een tandwiel of pijl).
  2. Klik op de "..."
  3. Voer een unieke pincode of wachtwoord in. Zorg dat deze code gemakkelijk te onthouden is maar niet eenvoudig te raden.
  4. Bevestig de pincode of wachtwoord en klik op OK.


Stap 5: Printopdracht verzenden

  1. Klik opnieuw op OK om de instellingen op te slaan.
  2. Klik op Afdrukken om de opdracht te verzenden naar de printer. Je printopdracht wordt nu beveiligd opgeslagen in de wachtrij van de printer.

Hoe haal je beveiligde printopdrachten op?

Een beveiligde printopdracht blijft in de wachtrij totdat je deze zelf vrijgeeft. Volg deze stappen om jouw document op te halen:

  1. Ga naar de Toshiba eBridge Next printer.
  2. Log in met jouw gebruikersnaam, pincode of wachtwoord (afhankelijk van de configuratie).
  3. Selecteer jouw printopdracht in de wachtrij.
  4. Voer de pincode of het wachtwoord in en druk op OK om het document af te drukken.

In de onderstaande video begeleiden we je stap voor stap door het hele proces.


Extra tips voor beveiligd afdrukken

1. Gebruik sterke codes

Een sterke pincode of wachtwoord is de eerste verdedigingslinie tegen onbevoegde toegang. Kies een code die:

  • Uniek is: Gebruik geen hergebruikte wachtwoorden of eenvoudige patronen zoals "1234", "abcd", of je geboortedatum.
  • Complex maar onthoudbaar is: Voeg cijfers, letters en speciale tekens toe, bijvoorbeeld "P@ss1234".
  • Regelmatig wordt bijgewerkt: Wijzig je code minstens één keer per maand, vooral als de printer in een gedeelde omgeving wordt gebruikt.

Extra Tip: Noteer je pincode of wachtwoord op een veilige plek als back-up, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager.

2. Vernieuw codes regelmatig

Regelmatig vernieuwen van codes helpt om de veiligheid te verbeteren, vooral als je vermoedt dat de code door anderen is gezien.

  • Voorkom hergebruik: Kies elke keer een geheel nieuwe code.
  • Stel een herinnering in: Plan maandelijkse herinneringen om je pincode of wachtwoord te wijzigen.
  • Deel codes niet: Zorg ervoor dat alleen jij toegang hebt tot de code en geef deze niet aan anderen, tenzij strikt noodzakelijk.

Waarom dit belangrijk is: Het regelmatig updaten van codes voorkomt dat oude informatie misbruikt kan worden en vermindert het risico op datalekken.

3. Beveiliging voor netwerkprinters

Printers die verbonden zijn met een netwerk zijn kwetsbaar voor cyberaanvallen. Zorg dat je deze beveiligingsmaatregelen implementeert:

  • Gebruik een beveiligd Wi-Fi-netwerk: Vermijd open of onbeveiligde netwerken. Stel een WPA3-versleuteling in als dat beschikbaar is.
  • Activeer printer-firewalls: Sommige printers hebben ingebouwde firewalls die inkomend verkeer filteren en verdachte activiteiten blokkeren.
  • Schakel ongebruikte poorten uit: Dit voorkomt dat hackers toegang krijgen tot de printer via ongebruikte verbindingsmogelijkheden.
  • Regelmatige firmware-updates: Fabrikanten verbeteren de beveiliging voortdurend via updates. Controleer regelmatig op nieuwe firmwareversies en installeer ze direct.

"In een tijd waarin cyberdreigingen steeds geavanceerder worden, is het beveiligen van netwerkprinters geen luxe, maar een noodzaak. Een goed beveiligd netwerk, regelmatige firmware-updates en het uitschakelen van ongebruikte functies zijn eenvoudige maar krachtige stappen om gevoelige informatie te beschermen." - Martin Kroonen, Expert bij Printerservice


4. Controleer de printwachtrij regelmatig

  • Verwijder oude opdrachten: Printopdrachten die te lang in de wachtrij blijven staan, kunnen een beveiligingsrisico vormen als ze onbeheerd worden achtergelaten.
  • Monitor toegang tot de wachtrij: Zorg dat alleen jij of geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de wachtrij.
  • Schakel automatische afdrukopties uit: Hiermee voorkom je dat opdrachten per ongeluk worden afgedrukt zonder jouw toestemming.

5. Maak gebruik van gebruikersauthenticatie

Veel printers bieden de mogelijkheid om gebruikers te authenticeren via een login, kaartlezer of biometrische gegevens.

  • Login-systeem: Gebruik unieke gebruikersaccounts voor iedereen die de printer gebruikt.
  • RFID-kaarten: Sommige printers ondersteunen toegang via persoonlijke ID-kaarten. Dit maakt het nog eenvoudiger om opdrachten veilig vrij te geven.
  • Biometrie: In geavanceerde omgevingen kun je biometrische beveiliging, zoals een vingerafdrukscanner, inschakelen.

6. Beperk de toegang tot printinstellingen

Stel beheerdersrechten in voor de configuratie van de printer. Hierdoor kunnen alleen bevoegde personen de instellingen wijzigen:

  • Stel een beheerderswachtwoord in: Voorkom dat onbevoegden instellingen zoals de printwachtrij of netwerkconfiguraties aanpassen.
  • Audit toegang: Gebruik logboeken om te controleren wie toegang heeft gehad tot de instellingen.

7. Overweeg tijdgebaseerde beperkingen

In omgevingen met veel gebruikers kun je beperkingen instellen op basis van tijd:

  • Werkuren: Beperk printtoegang buiten de werktijden om ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
  • Printlimieten: Stel een maximum aantal prints per gebruiker in om misbruik te voorkomen.

8. Leer collega's en medewerkers over beveiligd printen

  • Regelmatige training: Informeer alle gebruikers over het belang van beveiligd afdrukken en hoe ze de functies correct kunnen gebruiken.
  • Maak gebruik van herinneringen: Hang instructies of posters bij de printer met tips over beveiliging.

9. Controleer regelmatig de printerhardware

  • Fysieke beveiliging: Zorg dat de printer zich in een beveiligde ruimte bevindt waar onbevoegden geen toegang hebben.
  • Bescherm opslaggeheugen: Sommige printers slaan opdrachten tijdelijk op. Controleer of deze gegevens correct worden gewist na het afdrukken.

>> Lees ook: Hoe maak je een printprofiel aan op Toshiba eBridge Next printers?

Conclusie

Met beveiligd afdrukken op Toshiba eBridge Next printers bescherm je gevoelige informatie en zorg je voor meer controle over jouw printopdrachten. Deze functie is ideaal voor bedrijven en particulieren die belang hechten aan privacy en beveiliging.

Heb je hulp nodig bij het instellen van beveiligd afdrukken? Neem contact op met onze experts bij Printerservice voor professionele ondersteuning. Wij helpen je graag verder!